Redoflow Current State Analysis: 1-Wk assessment

Yrityksen liiketoiminnan prosessien ja tietojärjestelmien kartoittaminen on usein lähtökohtana kaikelle kehitykselle, erityisesti järjestelmien hankinnassa. Kehitys ja hankinta edellyttää, että nykytila on kuvattu selkeästi ja totuudenmukaisesti, sekä kehittämiskohteet ja vahvuudet tunnistettu. Nykytila-analyysissä läpikäydään asiakkaan tietojärjestelmät ja prosessit.

Nykytila-analyysi aloitetaan käymällä läpi kaikki asiakkaan käytössä olevat tietojärjestelmät. Tietojärjestelmien kartoittamisen yhteydessä on myös tärkeä tunnistaa mihin tarkoitukseen mitäkin järjestelmää käytetään ja mitä prosesseja siihen liittyy. Tietojärjestelmien kartoitus toteutetaan asiakkaan omaa dokumentaatiota ja ympäristöä tutkimalla, sekä työntekijöiden haastatteluilla. Tietojärjestelmien kartoituksessa läpikäydään:

• Mitä järjestelmiä käytetään
• Mihin tarkoitukseen järjestelmiä käytetään

Prosessien läpikäynnin lähtökohtana on tunnistaa ja kuvata kaikki laajuuteen sisältyvät ydinprosessit, sekä niihin liittyvät oleelliset aliprosessit. Prosessien kartoituksessa läpikäydään:

• Mitä ja minkälaisia prosesseja yrityksellä on
• Mitkä prosessit ovat yhteydessä toisiinsa

Tietojärjestelmien ja prosessien läpikäynnin jälkeen Redocapin asiantuntijoilla on selkeä kuva asiakkaan liiketoiminnasta, tietojärjestelmistä, prosesseista, sekä miten nämä ovat sitoutuneet toisiinsa. Tämän pohjalta luomme selkeän ja kattavan kokonaiskuvan asiakkaan liiketoiminnan nykytilasta. Nykytilan kokonaiskuva sisältää:

• Tietojärjestelmäkartan: Graafinen kuvaus käytössä olevista tietojärjestelmistä, järjestelmissä suoritettavista prosesseista, sekä järjestelmien välillä automaattisesti tai manuaalisesti siirtyvästä tiedosta.
• Prosessikartan: Graafinen kuvaus asiakkaan prosesseista, prosessien sidoksista toisiinsa sekä kirjalliset kuvaukset prosessien vaiheista.
• SWOT-analyysin: Analyysi liiketoiminnan, tietojärjestelmien ja prosessien vahvuuksista, heikkouksista, mahdollisuuksista ja uhista.
• Kehityskohteet: Kuvaukset liiketoiminnan kehityskohteista tietojärjestelmien ja prosessien osalta. Priorisoimme kehityskohteet SWOT-analyysin pohjalta.
• Konkreettiset ratkaisumallit: Konkreettiset mallit ja tavat, joilla kehityskohteita voidaan parantaa.
• Automaation mahdollisuudet: Muun muassa Dynamics 365 Business Central automaatio mahdollisuudet ja Microsoft Copilot

Mapping a company's business processes and information systems is often the starting point for all development, especially in system acquisition. Development and acquisition require that the current state is clearly and truthfully described, and that development targets and strengths are identified. The current state analysis goes through the customer's information systems and processes.

The current state analysis is started by going through all the information systems used by the customer. In connection with the mapping of information systems, it is also important to identify the purpose for which each system is used and what processes are associated with it. The mapping of information systems is carried out by studying the customer's own documentation and environment, as well as by interviewing employees. In the mapping of information systems, the following are reviewed:

• What systems are used
• For what purpose the systems are used

The starting point for going through the processes is to identify and describe all the core processes included in the scope, as well as the relevant subprocesses associated with them. In the mapping of processes, the following are reviewed:

• What and what kind of processes the company has
• Which processes are connected to each other

After going through the information systems and processes, Redocap's experts have a clear picture of the customer's business, information systems, processes, and how these are bound to each other. Based on this, we create a clear and comprehensive overall picture of the current state of the customer's business. The overall picture of the current state includes:

• System map: A graphical description of the information systems in use, the processes performed in the systems, and the information that is automatically or manually transferred between the systems.
• Process map: A graphical description of the customer's processes, the connections of the processes to each other, and written descriptions of the stages of the processes.
• SWOT analysis: An analysis of the strengths, weaknesses, opportunities, and threats of business, information systems, and processes.
• Development targets: Descriptions of business development targets in terms of information systems and processes. We prioritize development targets based on the SWOT analysis.
• Concrete solution models: Concrete models and ways in which development targets can be improved.
• Automation opportunities: Including Dynamics 365 Business Central automation opportunities and Microsoft Copilot.