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BRoomHubs

株式会社アークシステム

ニューノーマルの時代の「会議室のあり方改革」を推進する「戦略総務」をITのチカラで支援する、来訪者管理・会議室予約クラウド型サービス

This application is available only in Japanese

オフィスでの働き方は「効率よく働く」→「うまく働く」に変化しています

オフィスの役割や会議・コミュニケーションのあり方は劇的に変化しています。これまでは経済効率性を重視した集約型の働く場所だったオフィスは、必要なときに「うまく働く場」として再設計が必要な状況となりました。
「ワークプレースとしてのオフィスのあり方」「従業員の健康管理」「リモートワーク下で評価や生産性を高める方策」に加えて、対面コミュニケーションとしての「会議のあり方」は、ニューノーマル時代の総務部門にとって避けては通れない喫緊のテーマとなっています。 

「会議のあり方改革」を推進する「戦略総務」をITのチカラで支援いたします
変化に適応し企業力を強化するために、さまざまな業界でデジタル変革が進んでいます。オフィスにいても個人ブースで執務する時代になるかもしれません。フリーアドレスの本格導入、Web会議用の小型空間の整備を踏まえて、スペースの予約・有効活用・モニタリングを実現するために、当社のワークプレース予約管理システム「BRoomHubs」をご活用ください。

ワークプレース予約管理をシステム化することで総務担当者様の問題意識に応えます
BRoomHubsは以下のような会議室にまつわる「困った」を解決します。
・慢性的に会議室不足が続いており、カラ予約を徹底排除してワークプレースの有効活用を目指す
・活用状況の実態を把握し、会議の生産性や頻度、時間帯などを評価する
・働き方の変化に対応したレイアウト変更に伴い、初期コストを抑えたオフィス改革を実現する
・部屋の利用権限を総務がコントロールすることで限られたリソースを有効に活用する

【適正コストで早期導入】 クラウド型サービスですので、安価に短期間で利用開始できます
【利便性向上】 直観的かつ使い勝手のよいインタフェースでユーザの利便性を向上します
【来訪者管理機能提供】 受付業務支援:来訪者管理機能を標準で装備しています
【会議室の有効活用を実現】 無駄な予約を排除して効率的な会議室利用を実現します
【充実した管理機能】 充実したレポート作成、権限分離による柔軟な管理設定が可能です

「標準機能」+「豊富なオプション」で業務課題解決にマッチしたソリューションを選択可能です
<一般ユーザ向け機能>
・会議室/応接室予約:ユーザはリッチな検索画面で空き部屋を検索。15単位での予約、繰り返し予約
・来訪者予約:訪問されるお客様の登録(複数社可能)、受付への伝言機能
・メール通知:自分の予約は一覧で確認。リマインダメール送信でカラ予約防止
・スケジューラ連携:予約情報は個人のスケジューラと連携させて管理
・チェックイン・チェックアウト:利用時のチェックインや未利用時の自動キャンセル・自動リリース機能を搭載

<受付担当者向け機能>
・来訪者管理:本日のお客様を専用画面で一覧表示。担当者とのコミュニケーションもスムーズ
・ステータス管理機能:お客様への応対ステータスを受付同士で共有し応対品質を向上
・来訪者情報のEXCEL出力:受付外時間帯での引継ぎもスムーズ

<管理者向け機能>
・各種マスタ管理:部屋管理、組織・拠点管理、ユーザ管理
・予約権限コントロール:予約期間設定、先行予約組織、占有組織、会議室ごとのアクセス制御
・課金管理:費用負担組織の設定、課金単価の設定
・データ連携・認証機能:ActiveDirectryなどから取得した利用者情報・組織情報の一括登録/更新連携
・評価・分析:履歴・実績データを元に、PDCAと改善施策を実現

<その他>
・部屋前端末用:各部屋に端末を設置してチェックイン/チェックアウト/予約時間延長が可能
・大画面表示:フロアマップ・予約状況画面などの提供
・デジタルサイネージ連携:サイネージ表示用WebページおよびWebAPIが利用可能


サービスプラン

BRoom Hubsのサービスプランは、ユーザ数や部屋数に依存しません。
ご利用頂く規模に応じて環境スペック別に3つのプランをご用意しております。従量課金ではございませんので、ユーザや部屋の登録数に制限はございません。サービス開始後のプラン変更も可能です。長期利用割引などのおトクなプランも準備しています。詳細はサービスプランをご覧ください。

<モデルケース>
お客様導入事例をご紹介いたします。

業種

製造業のお客様

業務課題

予約~来訪者登録~受付までカバーしたい。グループ会社と権限分離、課金対応を実現

部屋数

30部屋

拠点数

2拠点

ユーザ数

約1,000名

オプション

チェックイン/アウト機能、スケジュール連携

サービス費用

80,000/月(税抜き)


お客様でのご評価として以下のお言葉を頂いております。
・旧システムの老朽化に伴い、短期でのリプレースが必要だった。約2ヶ月でサービス提供まで完了できた。
・使いやすいインタフェースでユーザの混乱もなく、スムーズに運用が確立できた。
・複数オプションを選択し、ストレスのない部屋予約で業務効率が向上。カラ予約なども激減した。
・安価なサービス体系で旧システムに比して運用コストも低減できた。

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