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BRoomHubs

株式会社アークシステム

ニューノーマルの時代の「会議室のあり方改革」を推進する「戦略総務」をITのチカラで支援する、来訪者管理・会議室予約クラウド型サービス

This application is available only in Japanese

働く場=ワークプレイスが多様化する中でオフィスのあり方が問われています

オフィス設備をより有効に使っていただくために、当社の予約管理システム「BRoomHubs」をご活用ください。
・予約しているのに使われていない会議室の「カラ予約」を排除したい。
・慢性的な会議室不足を解消したい。
・会議スペースや設備の利用状況・実態を把握し、予約の効率化や利便性を向上させたい。
・会議スペースや設備の利用を部門や職制に応じて総務がコントロールすることで、限られたリソースを有効活用したい。

BRoomHubsは「使いやすい」「管理しやすい」オフィス設備利用環境を整えます

【リーズナブルな料金で早期導入】必要なサービス機能を選択いただき、安価に短期間で利用開始できます
【柔軟な利用設定】お客様固有の名称や機能のON/OFFなど、運用環境にあわせて細かく設定できます
【カスタマイズによる機能拡張】標準+オプション機能で不足するお客様のご要件は個別の機能追加・カスタマイズで実現します
【きめ細やかな管理機能】管理ポリシーや予約ルールにあわせて部屋ごとに予約制御や権限を設定できます
【来訪者管理機能】来訪者管理機能を選択いただくことで、受付業務を効率化できます

「標準機能」+「豊富なオプション」で業務課題解決にマッチしたソリューションを選択可能です

お客様の環境や業務要件に合わせて「標準機能」+「オプション機能」+「カスタマイズ・開発」を組み合わせ、リーズナブルな料金でワークプレイス管理を早期に実現します。
<利用者向け機能>
・会議室/応接室予約:日時・設備・定員などの条件で空き部屋を検索。15分単位の予約や繰り返し予約も提供
・来訪者予約:来訪されるお客様名や受付への伝言などを登録。複数社のお客様も登録可能
・メール通知:予約者や会議参加者に設定したタイミングでリマインダーメールを送信
・スケジューラ連携:予約情報はOutlookなどの個人スケジューラに連携
・チェックイン・チェックアウト:利用開始(チェックイン)/終了(チェックアウト)の管理、未利用時の自動キャンセル/リリース機能を搭載
<受付担当者向け機能>
・来訪者管理:当日の来訪予定を専用画面で一覧表示。応対者とのやり取りも専用画面で完結
・応対ステータス管理機能:お客様への応対状況はカラーバーで分かりやすく表示。受付担当者同士で簡単に共有
・来訪者情報のCSV出力:受付時間帯外の応対は来訪者リストを印刷してスムーズに引継ぎ
<管理者向け機能>
・各種マスタ管理:部屋管理、組織・拠点管理、ユーザー管理、設備管理などを一括して管理可能
・予約権限コントロール:部屋の予約期間、部屋の占有や先行予約組織、部屋ごとの予約・閲覧権限などを設定可能
・課金管理:課金・配賦運用を実施する場合は、費用負担組織、課金単価などを設定可能
・データ連携・認証機能:ActiveDirectryなどから取得した利用者情報・組織情報の一括登録・更新やSSO認証
・実績データ出力:部屋の予約・利用履歴はすべてロギング。予約とキャンセルなどの実績から稼働実態を把握
<外部機器連携>
・部屋前端末:各部屋に端末を設置してチェックイン/アウトのみならず、その場で予約や予約時間延長が可能
・利用状況モニター表示:外部ブラウザにフロアマップ型・タイムテーブル型で予約/利用状況を一覧表示
・外部ディスプレイ機器連携:外部機器(サイネージなど)表示のためにWebページおよびWebAPIが利用可能

サービス利用料金

・お客様に提供するクラウドサービス環境は、Microsoft Azure上に個別テナントとして構築します。
・サービス利用料金(月額)は、選択する機能と必要とするAzureリソースの構成に従って決定します。
・運用後にユーザー数や管理対象数が変動しても料金は変動しません。
・より快適な利用のために、サービス開始後も稼働環境の見直すことができます。
サービス利用料金の目安については、提供時のモデルケースとして記載しています。別添の資料をご参照ください。

導入事例

業種

製造業のお客様

業務課題

予約~来訪者登録~受付までカバーしたい。グループ会社と権限分離、課金対応

部屋数/拠点数

30部屋/2拠点

ユーザ数

約1,000名

オプション機能

チェックイン/アウト機能、スケジュール連携

サービス費用

¥80,000/月(税抜)

<導入後のお客様の声>

・オフィス移転に伴い短期での導入が必要だったが、約2カ月でサービスインまで完了できた。
・直感的に理解しやすい画面インターフェースで、利用者教育などの手間をかけずに使い始めることができた。
・チェックイン/アウト機能やリマインダメール、自動キャンセル機能で部屋のカラ予約を減らし、再利用率も向上できた。
・利用状況レポートを公開することで、利用ルールの啓蒙やモラル向上の一助になっている。

お問い合わせください

お客様の検討フェーズのために、1カ月間無料で利用いただける専用環境を提供します。
ワークプレイスの有効利用というテーマについて、業務課題の明確化から設備の有効利用のための課題解決に至るまで、当社SEが支援させていただくことも可能です。
お気軽にお問い合わせください。

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